Procéder à un bon archivage de ses documents qu’ils soient en version numérique ou en version papier, permet de mieux gérer les dossiers quotidiennement. De plus, un bon archivage sert à garantir l’existence de preuves lors d’éventuelles contestations et pourra contribuer à une sauvegarde effective du patrimoine. On vous donne à travers cet article quelques recommandations qui vous permettront de gérer aisément vos dossiers électroniques ou papiers.
Plan de l'article
La gestion et l’organisation des dossiers papier
Archiver ses documents numériques et papiers passe par le respect de plusieurs étapes nécessaires. Il s’agit des suivantes :
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Procéder au tri
Pour une bonne gestion, ainsi qu’une excellente organisation des dossiers papier, la première chose à faire est d’effectuer le tri. Lorsque vous faites régulièrement le tri, vous avez une bonne maîtrise des documents que vous envoyez ou que vous recevez. Vous gagnez ainsi de la place et du temps. Puis la consultation de ces dossiers ainsi que leur recherche deviennent vraiment aisées.
Pour bien faire le tri, il vous suffit d’éliminer les brouillons, les doubles, ainsi que les différentes autres versions du même document. Vous devrez aussi retirer les formulaires vierges en plus des documents qui n’ont aucun lien avec le dossier que vous traitez.
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Réaliser le classement des documents
Il faudra procéder au classement des documents dans des dossiers. À cet effet, on considère comme « dossier », une unité de classement des documents. Vos documents devront donc être classés dans des dossiers qui les relient au jour le jour. Pour bien classer vos documents, il faudra prévoir un dossier pour chaque affaire traitée, avec des documents qui devront y être classés de façon chronologique. En ce qui concerne les dossiers volumineux ou complexes, des sous-dossiers pourront être créés avec en mentions des titres. Au besoin, vous pourrez vous procurer un meuble de rangement de bureau à partir duquel le classement sera plus aisé.
Bien conserver les documents
N’oubliez pas de conserver ces dossiers dans d’excellentes conditions. La température qui varie, l’humidité, l’éclairage trop intense, ainsi que la poussière sont des facteurs à éviter à tout prix. Vous devrez donc faire usage d’un stockage à l’abri de toutes péripéties pour une bonne conservation.
La gestion et l’organisation des documents électroniques
Lorsque vous disposez d’assez de documents numériques, il convient de les classer. Si par exemple vous êtes nombreux à partager un même réseau ou à collaborer sur même projet, il est important de définir des règles de gestion. Vous devrez par exemple sauvegarder une seule version du même document qui devra être la version finale.
Ensuite, il faudra éviter les informations illisibles, celles qui sont incomplètes ou encore les informations codées. En outre, tous les documents doivent être sauvegardés en format « .pdf » ou en « .rtf ». Les images quant à elles devront être en format « .jpg ».
De plus, vous devrez inscrire les métadonnées de chaque fichier disponible sur votre espace de stockage numérique. Il s’agit de nommer le fichier par son objet, le nom de son auteur, sa date de création ou de modification… Cela permettra de le retrouver très vite dans le dossier qui l’héberge.
Les avantages et les inconvénients de l’archivage numérique et papier
L’archivage électronique a ses avantages et inconvénients. Les avantages incluent la facilité d’accès, le stockage des informations en ligne ainsi que la rapidité de récupération des données. Par contre, l’inconvénient principal concerne la sécurité du stockage qui est souvent remise en question dans ce type d’archivage.
D’un autre côté, l’archivage papier offre plus de confiance quant à sa conservation sur une longue durée de temps. La plupart des organisations préfèrent toujours cette méthode pour les documents importants tels que les diplômes ou encore les actifs financiers.
Il y a aussi quelques désavantages lorsque vous optez pour un archivage papier. Le premier est lié au coût engendré par le stockage physique, à savoir : l’espace de rangement nécessaire pour conserver ces archives papier doit être loué et aménagé adéquatement afin qu’elles soient convenablement protégées contre toute sorte de dégradation (incendie, inondation).
Lorsqu’un document important est perdu ou détruit suite à un incendie ou une catastrophe naturelle telle qu’un tremblement de terre, il peut s’avérer difficile voire même impossible de retrouver rapidement son contenu sans recourir aux services d’une entreprise spécialisée pouvant prendre plusieurs jours voire semaines.
Donc, chaque méthode présente ses propres atouts et limitations qui doivent être bien pesés avant tout choix définitif selon vos besoins spécifiques.
Les outils et les méthodes pour faciliter l’archivage numérique et papier
Pour faciliter l’archivage numérique, il existe un grand nombre d’outils et de solutions logicielles pour vous aider dans cette tâche. Les systèmes de gestion électronique des documents (GED) sont couramment utilisés pour collecter, stocker, gérer et partager des données numériques. Ces outils offrent une multitude d’avantages : ils permettent par exemple la recherche rapide et facile de toutes les informations pertinentes liées à un document donné grâce à leur fonctionnalité de recherche avancée. En particulier lorsqu’ils sont intégrés aux processus métiers, ces outils peuvent être très utiles pour rationaliser votre organisation.
Il n’y a rien de plus frustrant que chercher en vain une information importante dont on ne se souvient ni le nom du fichier ni sa localisation ! Aussi, veillez à bien organiser vos fichiers sur votre ordinateur ou serveur réseau en créant une arborescence cohérente avec des sous-dossiers thématiques qui facilite la recherche des fichiers au besoin.
En ce qui concerne l’archivage papier, les méthodes traditionnelles telles que les classeurs alphabétiques ou thématiques restent encore très pratiques. Si vous avez beaucoup d’archives papier à conserver comme c’est souvent le cas dans certains secteurs professionnels (comme ceux impliquant la tenue comptable), il peut être judicieux de recourir aux services proposés par des entreprises spécialisées dans l’archivage, telles qu’un centre d’archivage.
Avant de faire appel à une entreprise pour l’archivage de vos documents, vous devez choisir celle qui convient le mieux à votre organisation. Assurez-vous que la société dispose des ressources nécessaires tant sur le plan humain que matériel pour garantir la sécurité et la protection optimale de vos archives papier. Par exemple, veillez à ce qu’elle ait un système antivol performant ainsi qu’une surveillance adéquate 24 heures sur 24.
Donc, archiver ses documents numériques ou papier peut être tout un défi selon l’envergure et les spécificités du travail impliquées. En choisissant les bonnes méthodes ainsi qu’en utilisant divers outils plus efficaces au quotidien, vous devriez être capable d’optimiser votre procédure d’archivage avec succès !
