Organiser l’archivage numérique et l’archivage papier

Organiser l’archivage numérique et l’archivage papier

Procéder à un bon archivage de ses documents qu’ils soient en version numérique ou en version papier, permet de mieux gérer les dossiers quotidiennement. De plus, un bon archivage sert à garantir l’existence de preuves lors d’éventuelles contestations et pourra contribuer à une sauvegarde effective du patrimoine. On vous donne à travers cet article quelques recommandations qui vous permettront de gérer aisément vos dossiers électroniques ou papiers.

La gestion et l’organisation des dossiers papier

Archiver ses documents numériques et papiers passe par le respect de plusieurs étapes nécessaires. Il s’agit des suivantes :

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Procéder au tri

Pour une bonne gestion, ainsi qu’une excellente organisation des dossiers papier, la première chose à faire est d’effectuer le tri. Lorsque vous faites régulièrement le tri, vous avez une bonne maîtrise des documents que vous envoyez ou que vous recevez. Vous gagnez ainsi de la place et du temps. Puis la consultation de ces dossiers ainsi que leur recherche deviennent vraiment aisées.

Pour bien faire le tri, il vous suffit d’éliminer les brouillons, les doubles, ainsi que les différentes autres versions du même document. Vous devrez aussi retirer les formulaires vierges en plus des documents qui n’ont aucun lien avec le dossier que vous traitez.

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Réaliser le classement des documents

Il faudra procéder au classement des documents dans des dossiers. À cet effet, on considère comme « dossier », une unité de classement des documents. Vos documents devront donc être classés dans des dossiers qui les relient au jour le jour. Pour bien classer vos documents, il faudra prévoir un dossier pour chaque affaire traitée, avec des documents qui devront y être classés de façon chronologique. En ce qui concerne les dossiers volumineux ou complexes, des sous-dossiers pourront être créés avec en mentions des titres. Au besoin, vous pourrez vous procurer un meuble de rangement de bureau à partir duquel le classement sera plus aisé.

Bien conserver les documents

N’oubliez pas de conserver ces dossiers dans d’excellentes conditions. La température qui varie, l’humidité, l’éclairage trop intense, ainsi que la poussière sont des facteurs à éviter à tout prix. Vous devrez donc faire usage d’un stockage à l’abri de toutes péripéties pour une bonne conservation.

La gestion et l’organisation des documents électroniques

Lorsque vous disposez d’assez de documents numériques, il convient de les classer. Si par exemple vous êtes nombreux à partager un même réseau ou à collaborer sur même projet, il est important de définir des règles de gestion. Vous devrez par exemple sauvegarder une seule version du même document qui devra être la version finale.

Ensuite, il faudra éviter les informations illisibles, celles qui sont incomplètes ou encore les informations codées. En outre, tous les documents doivent être sauvegardés en format « .pdf » ou en « .rtf ». Les images quant à elles devront être en format « .jpg ».

De plus, vous devrez inscrire les métadonnées de chaque fichier disponible sur votre espace de stockage numérique. Il s’agit de nommer le fichier par son objet, le nom de son auteur, sa date de création ou de modification… Cela permettra de le retrouver très vite dans le dossier qui l’héberge.